Az általános forgalmi adó (áfa) levonásának érvényesítéséhez az adózó az ügylet teljesítését hiteles számlával kell, hogy igazolja. Mindez vonatkozik az előlegre is, ha az áfa alanya azt más belföldi áfaalany részére fizette meg. Az adólevonás jogszerű gyakorlásához szükséges tárgyi és alaki feltételeket a 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 120-127. §-ai határozzák meg.

De mi történik akkor, ha a számla elveszett, vagy nem áll rendelkezésünkre?

Ebben az esetben a hiányzó számlát vagy előlegszámlát (a továbbiakban: számla) utólag szükséges beszerezni, ami gyakran nehézségekbe ütközhet, vagy akár lehetetlenné is válhat. Ezért nagyon fontos, hogy a dokumentumok megőrzésére már a kiállítás pillanatától kiemelt figyelmet fordítsunk.

Amennyiben a számlát kibocsátó gazdasági társaság vagy szervezet már nem létezik, az adózó a hiteles másolatot az azt kiadni hivatott személytől tudja csak beszerezni. (pl. könyvelő) Ha a számlát kibocsátó gazdasági társaság végelszámolás vagy felszámolás útján szűnt meg, akkor pedig kizárólag a végelszámolótól vagy felszámolótól.

Ugyanakkor a jogosult személlyel való kapcsolatfelvétel messze nem jelenti feltétlenül azt, hogy a hiteles másolat beszerezhető, mivel nincs kötelező jogszabályi rendelkezés arra vonatkozóan, hogy a számla kibocsátója köteles utólag a számláról hiteles másolatot készíteni, és azt átadni. Így előfordulhat, hogy a vállalkozás megtagadja a hiteles másolat kiadását, vagy díjhoz köti annak teljesítését, de akár hivatkozhat arra is, hogy nem állított ki számlát az adózó részére, valamint az is lehet, hogy egyszerűen csak nem találják. Ilyenkor érdemes betekintést kérni az iratokba, de mindezt a megkeresett fél nem köteles engedélyezni.

Hőpapíros számlák és a kibocsátási forma jelentősége

Az Áfa tv. előírja, hogy a papír alapú számláknál biztosítani kell az olvashatóság követelményének teljesítését, de ez sok esetben meghiúsulhat.

A hőpapír jóval érzékenyebb a külső hatásokra (hő, nedvesség, fény), és, ha nem kellő óvatossággal kezelik, akkor a számla egyes adatai könnyen olvashatatlanná válhatnak, de megfelelő tárolás esetén is kifakulhatnak a rajta lévő adatok. (mindez előfordulhat a normál papíros számlával is)

Tételes rendelkezést egyetlen jogszabály sem tartalmaz arról, hogy mely adatok olvashatatlansága teszi lehetetlenné az adólevonás gyakorlásának tárgyi feltételével szemben támasztott követelményeket. Mindez azt jelenti, hogy az adóhatóság saját belátása szerint minősíti a számlákat, és kérheti, hogy az adózó szerezze be a számla hiteles másolatát.

Fontos tudni, hogy a megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott számla elektronikus formában történő megőrzésével is, de az elektronikus számla kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Mivel elektronikus számla esetén nincs eredeti vagy másolati példány, az utólag beszerzett elektronikus számla is eredeti számlának minősül.

Amennyiben megbízható adótanácsadó cégre van szüksége – keressen minket bizalommal – teljes körű adótanácsadási szolgáltatásunkkal segítünk Önnek, hogy vállalkozása optimális hatékonysággal működhessen!